1. Hvem vi er

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan Zeproc AS («Zeproc», «vi», «oss», «vår/vårt/våre») behandler personopplysninger når du bruker nettsiden vår, oppretter en konto, legger inn en bestilling, kontakter oss, ber om informasjon, samhandler med oss som kunde, leverandør eller forretningskontakt, eller på annen måte bruker tjenestene våre.

Behandlingsansvarlig:
ZEPROC AS
Organisasjonsnummer: 930 319 619
Forusskogen 44A, 4031 Stavanger, Norge
E-post: kontakt@zeproc.com
Telefon: +47 458 13 728
Nettside: www.zeproc.com

Zeproc er behandlingsansvarlig for personopplysningene som er beskrevet i denne personvernerklæringen, med mindre vi uttrykkelig opplyser noe annet i en særskilt erklæring eller sammenheng.

2. Hva denne personvernerklæringen gjelder

Denne personvernerklæringen gjelder personopplysninger vi behandler i forbindelse med:

• besøk på nettsiden vår og digitale tjenester;
• kontoregistrering og administrasjon av konto;
• kjøp, tilbud, bestillinger, betalinger, levering, retur og kundeservice;
• kommunikasjon med privatkunder, bedriftskunder, leverandører og potensielle kunder;
• nyhetsbrev og markedsføring der dette er lovlig;
• leverandøronboarding, forretningsutvikling og partnerskapsforespørsler; og
• juridiske forhold, sikkerhet, forebygging av misbruk og compliance.

Denne personvernerklæringen gjelder ikke for tredjeparts nettsider, plattformer eller tjenester som det kan lenkes til fra nettsiden vår, eller som brukes i forbindelse med betaling, frakt eller andre tjenester. Slike parter kan ha egne personvernerklæringer.

3. Hvilke personopplysninger vi samler inn

Avhengig av hvordan du bruker tjenestene våre, kan vi samle inn og behandle følgende kategorier av personopplysninger.

3.1 Identifikasjons- og kontaktopplysninger

• navn;
• firmanavn;
• stillingstittel;
• organisasjonsnummer og forretningstilknytning;
• faktura- og leveringsadresse;
• e-postadresse; og
• telefonnummer.

3.2 Konto- og transaksjonsopplysninger

• innloggingsopplysninger for konto;
• ordrehistorikk;
• tilbud og forespørsler;
• produkter du har sett på, valgt, kjøpt, returnert eller reklamert på;
• betalingsstatus og fakturainformasjon;
• leverings- og forsendelsesopplysninger; og
• historikk knyttet til support og service.

3.3 Betalings- og kredittrelaterte opplysninger

• betalingsmåte;
• begrensede betalingsrelaterte identifikatorer;
• fakturadata;
• resultat av kredittvurdering der dette er relevant for bedriftskjøp; og
• informasjon som kreves av betalings- eller svindelforebyggende leverandører.

Vi lagrer ikke med hensikt fullstendige betalingskortopplysninger selv, med mindre dette uttrykkelig er opplyst og lovlig nødvendig som del av en spesifikk betalingsflyt håndtert av en autorisert betalingsleverandør.

3.4 Kommunikasjonsopplysninger

• e-poster, chatmeldinger, notater fra telefonsamtaler, kontaktskjemaer og annen korrespondanse; og
• registreringer av forespørsler, klager og oppfølging.

3.5 Nettsteds- og tekniske opplysninger

• IP-adresse;
• nettlesertype og enhetsinformasjon;
• informasjonskapsler og sporingsidentifikatorer;
• bruk av nettsiden og interaksjonsdata; og
• logger og sikkerhetsrelaterte hendelser.

3.6 Opplysninger om leverandører og forretningskontakter

• kontaktopplysninger for leverandørrepresentanter, innkjøpskontakter, økonomikontakter og andre forretningsrepresentanter; og
• informasjon som er relevant for onboarding, avtaleinngåelse, levering, fakturering og administrasjon av forretningsforhold.

4. Hvordan vi samler inn personopplysninger

Vi samler inn personopplysninger:

• direkte fra deg når du registrerer deg, legger inn en bestilling, fyller ut skjemaer, abonnerer, kontakter oss eller på annen måte samhandler med oss;
• fra arbeidsgiveren din eller virksomheten din når du opptrer på vegne av en bedriftskunde eller leverandør;
• fra betalingsleverandører, logistikkleverandører, svindelforebyggende leverandører eller tjenestepartnere der dette er relevant for transaksjonen;
• fra offentlig tilgjengelige forretningskilder, registre og profesjonelle kontaktkanaler der dette er relevant for B2B-aktiviteter; og
• gjennom informasjonskapsler, logger og lignende teknologier når du bruker nettsiden vår.

5. Hvorfor vi behandler personopplysninger og vårt behandlingsgrunnlag

Vi behandler personopplysninger bare når vi har et gyldig behandlingsgrunnlag.

5.1 For å levere nettsiden, konto og tjenester

Vi behandler personopplysninger for å opprette og administrere kontoer, drifte nettsiden, levere forespurte tjenester og opprettholde brukertilgang.

Behandlingsgrunnlag:

• oppfyllelse av avtale; og
• berettigede interesser i å drifte og sikre tjenestene våre.

5.2 For å behandle tilbud, bestillinger, betalinger, leveranser, returer og reklamasjoner

Vi behandler personopplysninger for å administrere det kommersielle forholdet, oppfylle bestillinger, koordinere frakt, utstede fakturaer, håndtere returer og følge opp kundeservice og reklamasjoner.

Behandlingsgrunnlag:

• oppfyllelse av avtale;
• oppfyllelse av rettslige forpliktelser; og
• berettigede interesser i å administrere virksomheten vår.

5.3 For å kommunisere med deg

Vi behandler personopplysninger for å besvare henvendelser, sende tjenestemeldinger, gi support og administrere forholdet vårt til kunder, leverandører og forretningskontakter.

Behandlingsgrunnlag:

• oppfyllelse av avtale; og
• berettigede interesser i kommunikasjon og relasjonsforvaltning.

5.4 For å forbedre nettsiden, tjenestene og produktinformasjonen

Vi kan analysere bruksmønstre, søkeatferd, supporthenvendelser og forretningsinteraksjoner for å forbedre nettsiden, sortimentet, produktinformasjonen og kundeopplevelsen.

Behandlingsgrunnlag:

• berettigede interesser i å forbedre tjenestene våre; og
• samtykke der dette kreves for analyse eller lignende teknologier.

5.5 For markedsføring og forretningsutvikling

Vi kan bruke personopplysninger til å sende nyhetsbrev, relevant produktinformasjon, tilbud og forretningsrelatert kommunikasjon der dette er lovlig.

Behandlingsgrunnlag:

• samtykke der dette kreves; og
• berettigede interesser der dette er tillatt etter gjeldende rett, herunder visse henvendelser i et eksisterende kundeforhold.

5.6 For å beskytte rettigheter, forebygge misbruk og oppfylle lovkrav

Vi behandler personopplysninger for å forebygge misbruk, svindel og ulovlig aktivitet, for å beskytte våre rettigheter og for å oppfylle plikter etter regnskaps-, skatte-, sanksjons-, produkt-, personvern- og annet relevant regelverk.

Behandlingsgrunnlag:

• oppfyllelse av rettslige forpliktelser; og
• berettigede interesser i sikkerhet, svindelforebygging og rettshåndhevelse.

6. Når det er nødvendig å gi oss personopplysninger

Der personopplysninger er nødvendige for å opprette konto, behandle en bestilling, arrangere levering, utstede faktura, gjennomføre betalingskontroller eller yte kundeservice, kan manglende opplysninger medføre at Zeproc ikke kan levere den aktuelle tjenesten eller fullføre transaksjonen.

7. Direkte markedsføring

Der dette er tillatt etter loven, kan vi sende tjenesteinformasjon, produktoppdateringer, tilbud eller forretningsrelatert kommunikasjon til kunder, brukere eller kontakter.

Der samtykke kreves, vil vi innhente dette før vi sender slik kommunikasjon. Der markedsføring er basert på et eksisterende kundeforhold eller annet lovlig grunnlag, kan du når som helst protestere eller melde deg av.

Tjenestemeldinger, som ordrebekreftelser, leveringsoppdateringer, betalingsmeldinger og svar fra kundeservice, regnes ikke som markedsføring.

8. Informasjonskapsler og lignende teknologier

Vi bruker informasjonskapsler og lignende teknologier for å drifte nettsiden, huske innstillinger, analysere bruk, forbedre ytelse og støtte relevant markedsføring og måling der dette er lovlig.

Der loven krever det, innhenter vi samtykke før vi bruker ikke-nødvendige informasjonskapsler eller lignende sporingsteknologier.

Mer informasjon om vår bruk av informasjonskapsler fremgår av vår separate cookie-erklæring eller verktøyet for cookie-innstillinger.

9. Hvem vi deler personopplysninger med

Vi kan dele personopplysninger med:

• betalingsleverandører, som kan inkludere leverandører som Stripe, Vipps, Billie og Klarna;
• frakt-, logistikk- og oppfyllelsespartnere, som kan inkludere leverandører som PostNord, Bring og UPS;
• IT-, hosting-, analyse-, kommunikasjons- og supportleverandører, som kan inkludere leverandører som Google, AWS og Azure;
• leverandører eller oppfyllelsespartnere der dette er relevant for bestillingen eller forespørselen;
• kredittvurderings-, svindelforebyggings- og identitetsverifiseringsleverandører der dette er relevant;
• revisorer, juridiske rådgivere, regnskapsførere og forsikringsselskaper;
• offentlige myndigheter, domstoler, tilsynsorganer eller håndhevingsmyndigheter der dette kreves etter loven; og
• potensielle kjøpere, investorer eller rådgivere i forbindelse med fusjon, investering, omstrukturering eller virksomhetsoverdragelse, underlagt nødvendige beskyttelsestiltak.

Vi selger ikke personopplysninger som et selvstendig kommersielt produkt.

Der en mottaker behandler personopplysninger på våre vegne, krever vi at parten behandler opplysningene i samsvar med våre instrukser og gjeldende rett.

10. Internasjonale overføringer

Noen av våre tjenesteleverandører eller partnere kan behandle personopplysninger utenfor EØS.

Der personopplysninger overføres utenfor EØS, sørger vi for at det finnes et gyldig overføringsgrunnlag og egnede beskyttelsestiltak, for eksempel:

• en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå;
• standard personvernbestemmelser; eller
• andre gyldige garantier eller unntak etter gjeldende rett.

11. Hvor lenge vi oppbevarer personopplysninger

Vi oppbevarer personopplysninger bare så lenge det er nødvendig for formålene de ble samlet inn for, herunder for å:

• levere tjenester og administrere kunde- eller leverandørforhold;
• dokumentere transaksjoner, kommunikasjon og kontraktsoppfyllelse;
• oppfylle regnskaps-, skatte-, produkt-, sanksjons-, juridiske og regulatoriske forpliktelser;
• fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav; og
• opprettholde sikkerhet, forebygge svindel og sikre forretningskontinuitet.

Oppbevaringstiden vil derfor variere avhengig av type opplysninger og formålet med behandlingen. Eksempelvis:

• kontoopplysninger oppbevares normalt så lenge kontoen er aktiv og i en begrenset periode etterpå der dette er nødvendig for oppfølging, sikkerhet eller juridiske formål;
• ordre-, faktura- og transaksjonsopplysninger kan oppbevares så lenge dette kreves etter regnskaps-, skatte- og dokumentasjonsregler;
• kundeservice- og korrespondanseopplysninger kan oppbevares så lenge det er nødvendig for å håndtere saken og dokumentere oppfølging;
• markedsføringsopplysninger kan oppbevares til du melder deg av, protesterer, eller opplysningene ikke lenger er relevante; og
• tekniske logger og sikkerhetsrelaterte opplysninger oppbevares normalt bare i en begrenset periode med mindre lengre oppbevaring er nødvendig av sikkerhets-, etterforsknings- eller juridiske grunner.

Når opplysningene ikke lenger er nødvendige, vil vi slette, anonymisere eller arkivere dem på en sikker måte.

12. Dine rettigheter

Avhengig av omstendighetene kan du ha rett til å:

• be om innsyn i personopplysningene dine;
• be om retting av uriktige eller ufullstendige opplysninger;
• be om sletting av personopplysningene dine;
• be om begrensning av behandlingen;
• protestere mot visse former for behandling, herunder visse former for direkte markedsføring;
• be om dataportabilitet der dette er aktuelt;
• trekke tilbake samtykke når behandlingen er basert på samtykke; og
• klage til en tilsynsmyndighet.

13. Automatiserte avgjørelser

Zeproc treffer ikke avgjørelser som utelukkende er basert på automatisert behandling og som har rettsvirkning eller på tilsvarende måte i vesentlig grad påvirker enkeltpersoner, med mindre dette skjer gjennom en betalings-, kreditt- eller svindelforebyggende leverandør under dennes egne vilkår, erklæringer og rettslige forpliktelser.

14. Klager

Dersom du har spørsmål eller bekymringer knyttet til hvordan vi behandler personopplysninger, oppfordrer vi deg til å kontakte oss først slik at vi kan forsøke å løse saken.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet.

15. Sikkerhet

Vi bruker egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, tap, misbruk, endring eller ulovlig utlevering.

Ingen systemer kan imidlertid garantere absolutt sikkerhet, og du er også selv ansvarlig for å holde innloggingsopplysninger og kontodetaljer sikre.

16. Opplysninger om forretningskontakter og leverandører

Dersom du er kontaktperson for en bedriftskunde, leverandør, logistikkpartner eller annen virksomhet vi samarbeider med, kan vi behandle navn, rolle, forretningsmessige kontaktopplysninger og historikk knyttet til samhandlingen som del av administrasjonen av forretningsforholdet.

Dersom vi mottar opplysningene dine fra arbeidsgiver, kollega, offentlig register eller annen forretningskilde og ikke direkte fra deg, behandler vi opplysningene bare i den utstrekning de er relevante for legitime B2B-formål.

17. Barn

Nettsiden og tjenestene våre er ikke rettet mot barn, og vi samler ikke bevisst inn personopplysninger om barn som del av våre ordinære kommersielle tjenester.

18. Endringer i denne personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen fra tid til annen for å gjenspeile endringer i lovgivning, tjenestene våre, systemene våre eller behandlingsaktivitetene våre.

Den nyeste versjonen vil være tilgjengelig på nettsiden vår sammen med datoen for siste oppdatering.

19. Kontakt

Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller hvordan vi behandler personopplysninger, kan du kontakte:

ZEPROC AS
Organisasjonsnummer: 930 319 619
Forusskogen 44A, 4031 Stavanger, Norge
E-post: kontakt@zeproc.com
Telefon: +47 458 13 728
Nettside: www.zeproc.com